Empreender é sem dúvida muito desafiador. Dentre os muitos desafios podemos citar: gerir seu negócio com eficiência, ter excelentes resultados financeiros, trabalhar com o mínimo de custo possível e ainda otimizar ao máximo os recursos da operação.
Pode parecer simples, mas tirar um negócio de um lugar comum, onde ele é apenas mais um, no meio dos seus concorrentes e elevar a sua presença, conseguindo destaque diante do mercado que é tão competitivo e exigente, requer tempo, planejamento, confiança e dedicação.
Sabemos que gerenciar e executar as tarefas pode ser algo complexo, por isso para realizar todos esses feitos, é fundamental que o empreendedor tenha ao seu lado um time de qualidade, comprometido e alinhado com o propósito do seu negócio.
Por isso, para equacionar todos estes pontos é importantíssimo contar com a automação de processos. O negócio só tende a prosperar com o uso de ferramentas que venham a minimizar erros operacionais e que proporcionem mais transparência, controle e eficiência na gestão.
Pensando nisso, não existe um título que represente melhor o significado de: AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS.
Pensando nas diversas vantagens que a automação de processos gera para a empresa, vamos esclarecer todos os pontos que farão você rever ainda hoje como está a estrutura do seu negócio.
Porque automatizar?
A automatização de processos otimiza a estrutura da empresa, atua em diferentes setores e auxilia nas informações que são tratadas em diversas frentes com: funcionários, clientes e fornecedores. Sem dúvida este conceito busca sempre de forma inovadora melhorar a execução das atividades, alinhando a tecnologia a todos os recursos corporativos existentes.
Sua atuação está em realizar tarefas burocráticas e repetitivas, alinhada à padronização, garantindo uniformidade na execução, reduzindo o tempo do trabalho e também evita desgaste de colaboradores em trabalhos repetitivos e exaustivos.
O que a empresa ganha ao automatizar os processos?
Os resultados da automatização de processos são setores mais integrados, os trabalhos passam a ter foco e metas na empresa e equipes trabalham mais motivadas. Com a interação dos setores a execução do processo tende a ser mais rápido e ágil, pois retrabalhos são evitados e no final quem ganha é o cliente e consequentemente o seu negócio também.
Agora, vamos ser mais específicos e mostrar 3 dicas essenciais para começar hoje a automatizar os processos financeiros do seu negócio.
Já ficou claro que a automação de processos favorece as operações da empresa.
Em relação ao financeiro, estamos falando de um setor que está sujeito a riscos econômicos decorrentes de perdas por erros, pela falta de controle e até pela ausência de estratégias que são ocasionadas por não ter as informações no tempo certo.
Com a evolução da tecnologia tornou-se possível ter todas as vantagens “just in time” geradas pela automação dos processos. Mas para isso é preciso um ponto de atenção: a ferramenta a ser adotada pela empresa precisa estar alinhada com as necessidades do negócio.
Dica 1: MAPEIE OS PROCESSOS
Compreender os processos é o primeiro estágio para melhorar qualquer gestão.
É preciso analisar como estão ocorrendo os fluxos de trabalho, registrar as rotinas de atividades e avaliar como estão sendo executadas as demandas e se todas estão sendo realizadas. Diante desses dados será possível corrigir possíveis deficiências, melhorar a produtividade, aumentar o controle e reduzir custos e erros operacionais.
Para auxiliar a execução desta etapa é válido montar um fluxograma. Ter as informações visualmente de forma clara e objetiva melhora a compreensão do que está sendo feito e ao mesmo tempo facilita a visualização do que precisa ser modificado e/ou melhorado.
Dica 2: AUMENTO DE PRODUTIVIDADE E MAIOR CONTROLE DO NEGÓCIO
O mercado possui diversos softwares de gestão financeira, e automatizar os processos desse setor é uma das melhores formas de garantir a sua eficiência.
No financeiro existem diversas atividades que são operacionais e o tempo que um colaborador gasta para executá-las poderia ser utilizado para a realização de atividades mais estratégicas como avaliar investimentos, captar recursos e elaborar relatórios gerenciais. Assim seu tempo pode ser mais bem aproveitado, gerando informações que o empreendedor precisa para ter segurança ao tomar as decisões do seu negócio.
Um exemplo simples de uma atividade rotineira de todo financeiro é a conciliação bancária. Se a empresa não dispõe de um software que faz essa atividade automaticamente o colaborador precisa alimentar as informações de entrada e saída manualmente levando de 30 minutos a 1 hora ou mais do seu tempo para concluir esta demanda.
O uso de recursos tecnológicos agiliza as etapas operacionais, favorece o controle das informações e aumenta a segurança na execução das atividades. Isso tudo porque a automatização de processos reduz os riscos de erros já que tende a diminuir a quantidade de etapas em que tenham pessoas envolvidas na realização de um procedimento.
Como as informações passam a ficar centralizadas, fica muito mais fácil localizar os dados além de evitar a ocorrência de divergências nas informações, gerando muito mais segurança e credibilidade nas análises.
Dica 3: REDUÇÃO DE CUSTOS
A redução de custos operacionais é uma consequência da automação de processos. A partir do momento em que a empresa está com todas as etapas implantadas dentro de um software passa a potencializar o tempo na execução das atividades, ganhando produtividade e podendo diminuir a quantidade de pessoas envolvidas no processo.
Como escolher o melhor sistema de automação de negócios?
É preciso avaliar as atividades e processos realizados de cada setor do negócio;
Identifique quais setores podem ser automatizados para buscar um único sistema que atenda a todos;
Avalie mais de uma opção disponível no mercado;
Peça uma apresentação do sistema e tire as suas dúvidas sobre cada funcionalidade;
Escolha aqueles que garantem melhor custo-benefício;
Faça a implantação e acompanhe os resultados.
Esperamos ter esclarecido ao longo deste artigo que a automação de processos é uma solução moderna e necessária para qualquer negócio.
Empresas que ainda não utilizam ferramentas que auxiliam na execução das demandas estão perdendo oportunidades. Em um mercado competitivo trabalhar de forma estratégica é um fator determinante para o sucesso do seu negócio.
Você pode contar com uma consultoria especializada para ajudar neste processo de escolha e implantação de uma ferramenta de automação para sua empresa. Isso irá ajudar sua empresa a ganhar tempo e entender melhor como mapear os processos e atividades que fazem parte da rotina de sua empresa.
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