Saiba neste artigo quais são os principais documentos que sua empresa precisa guardar e por quanto tempo para não cometer nenhuma infração à legislação.
Estamos cada vez mais incorporados a um mundo digital, guardando documentos, imagens e e-mails em uma vida literalmente em nuvem. Podemos até dizer que para muitas pessoas e empresas o pen-drive já se tornou obsoleto.
Mas mesmo com toda essa evolução ainda é necessário guardar documentos fisicamente!
A guarda de documentos sempre gera muitas dúvidas pois a quantidade e diversidade dos mesmos é muito grande. Muitas pessoas tem o hábito de fazer uma limpeza em seus arquivos pessoais e empresariais a cada ano. Esta é uma ação benéfica sob o ponto de vista de organização, mas é bom ficar atento aos documentos que a legislação exige que sejam guardados para evitar transtornos.
Infelizmente não podemos nos desfazer de todos os papéis. O tão sonhado mundo prático, mesa limpa e armários de arquivos vazios ainda não é realidade. Quem sabe num futuro poderemos aplicar essa era digital por completo aos documentos e extinguir o papel e contribuir com o meio ambiente, porém é um sonho para o amanhã, pois para hoje o papel ainda é importante.
FIQUE ATENTO: Abaixo segue o que você precisa guardar e por quanto tempo deve manter este documento sobre os seus cuidados.
5 (CINCO) ANOS – Por este período deve-se guardar os TRIBUTOS que são eles: IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros. Para o IRRF é preciso manter guardado também todos os documentos comprobatórios da declaração. Os serviços prestados de forma continua como: água, energia elétrica, telefone, gás, cartão de crédito, mensalidades escolares, recibo de pagamentos a profissionais liberais (como advogados, médicos, dentistas, pedreiros e outros). Comprovantes de pagamento de salários de funcionários (para pessoa física isso inclui domésticas, babás e outro profissional que tiver vínculo com a sua residência) como também o recibo e comprovante de férias, quitação do 13° e também a folha do ponto. Os pagamentos e contratos vinculados a plano de saúde também estão enquadrados neste prazo.
Uma boa opção para diminuir a quantidade de papel é solicitar as empresas prestadoras de serviços sejam elas públicas ou privadas, que emitam uma declaração de quitação anual. Este documento está previsto por meio da Lei nº 12.007 (de 29 de julho de 2009). E a empresa não pode negar-se a entregar este documento se comprovado que não existem pendências financeiras.
Exemplo: ao invés de guardar doze faturas de energia elétrica referente ao ano (janeiro a dezembro) passa a ter um único documento emitido pela empresa prestadora do serviço o comprovante de que não existem débitos com a mesma.
3 (TRÊS) ANOS – Precisamos armazenar os recibos de quitação de aluguéis e parcelas de financiamentos, mas este prazo só começa a contar após do término do contrato firmado entre as partes. Recibos de diárias de hotéis
10 (DEZ) ANOS – Folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
20 (VINTE) ANOS – Instruímos manter arquivado por este período os documentos comprobatórios para sua aposentadoria junto ao INSS.
30 (TRINTA) ANOS – Para empresas deve-se arquivar por este período o FGTS, GFIP e GRFC.
Notas fiscais e Garantias – Notas fiscais de compra de serviços ou produtos de bens duráveis, recibos e contratos de garantia, recomenda-se guardar durante a vida útil do produto adquirido já que mesmo após o prazo de garantia o produto ainda pode apresentar alguma falha e/ou problema.
Condomínios – Não existe nenhum prazo especificado no Código Civil para o prazo da guarda do pagamento de condomínios, mas para maior segurança do proprietário do imóvel, advogados recomendam guarda-los por um período de até dez anos.
Produtos perecíveis – O ideal é guardar por um mês as notas de compras realizadas em supermercados, lojas de conveniência ou outro estabelecimento que você realize compra de alimentos perecíveis, pois caso um item apresente problema poderá ser trocado mediante a apresentação do cupom fiscal. Se por algum acaso for consumido produto estragado e vier a ter prejuízo a saúde ou financeiramente o consumidor passa a ter que guardar este documento por um prazo de cinco anos que é o mesmo prazo que ele terá para entrar na justiça pedindo indenização ao estabelecimento.
Seguro – Estamos falando de qualquer modalidade, seja ela residencial, veicular de vida, dentre outros. A proposta, apólice e também as declarações de pagamento devem ser guardadas por até um ano após o término de vigência.
Extratos bancários e comprovantes de pagamentos – É recomendável manter no seu arquivo o extrato bancário por até um ano, a demonstração da movimentação bancária pode servir como um comprovante caso venha a ser questionado sobre algum débito em aberto. Caso a pessoa não o possua pode solicitar a sua instituição financeira. Já os comprovantes gerados por caixas eletrônicos em que o papel tem vida útil limitada pois as informações se apaga com o tempo, sugerimos tirar uma xerox ou uma foto do documento para anexar junto, porém, o ideal é sempre solicitar ao banco um documento comprobatório que dure o tempo suficiente para comprovar a quitação.
Perdeu um comprovante ou precisa de uma segunda via de nota fiscais? Assim como a empresa precisa manter este documento em seus arquivos pelo prazo de até cinco anos, o cliente também pode requerer uma segunda via ou um documento formalizando que comprove o pagamento e até mesmo a compra ou a prestação do serviço.
Prazo indeterminado – Por segurança o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro de um funcionário devem ser arquivados para sempre.
O fato de não possuir o documento que comprove a quitação de uma dívida fará com que você tenha que arcar novamente com uma conta já paga.
Para documentos fiscais se você não conseguir comprovar para o fisco a quitação além que arcar com ela novamente poderá ter o acréscimo de uma multa de até 20% sobre o valor referente aos juros da taxa da Selic.
Pequenos cuidados fazem toda a diferença e te auxiliam em eventuais desconfortos com cobranças indevidas, garantindo que não tenha o seu nome, CPF ou até mesmo CNPJ negativados junto a algum estabelecimento do comércio, bancos e órgãos públicos.