Entenda como você pode melhorar o controle e a gestão do ponto de sua empresa evitando multas, não gerando passivos trabalhistas e ainda tornando o relacionamento com o colaborador mais transparente.
A gestão e controle das marcações do ponto dos funcionários sempre gerou muito trabalho para as empresas e muitos motivos de discussão entre empregado e empregador pois quando a ferramenta utilizada não é a mais adequada e as regras não são claras, dúvidas e desconfortos são gerados.
Até pouco tempo atrás o controle de ponto era feito de forma muito manual, utilizando-se uma folha comum de papel em formato personalizado para apontar todos os horários de entradas, saídas e intervalos. Depois surgiu o ponto mecânico, onde o registro era feito através de um cartão cartográfico. Hoje, graças à tecnologia temos a opção de usar softwares e aplicativos que permitem o registro das marcações de forma muito mais simples e eficiente.
Embora as 2 primeiras formas citadas sejam mais antigas, elas ainda podem ser utilizadas e estão previstas na legislação. O que acontece com elas é que sob o ponto de vista de segurança e transparência das informações, elas não são as mais adequadas. No passado era muito comum a empresa se envolver em processos trabalhistas por conta da enorme discussão entre empregados e empregadores em função de possíveis fraudes nas marcações do ponto. No registro eletrônico do ponto, além de configurar as regras de forma mais clara, é possível gerenciar mais e melhor as informações, ter indicadores sobre a realidade de sua empresa e agilizar muitos processos do RH de sua empresa.
Não se esqueça: Independente do formato utilizado por sua empresa é necessários observar e implementar alguns pontos importantes na sua gestão de ponto. Acompanhe a seguir quais são:
O Controle de ponto é obrigatório?
De acordo com § 2º, do Art. 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho).o controle de ponto é obrigatório para as empresas que têm mais de 10 colaboradores, seja por registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico. A falta de implantação deste controle pode gerar penalidades do Ministério do Trabalho (TEM) para a empresa.
Porém, nada impede que sua empresa adote o controle de ponto mesmo que tenha apenas 1 colaborador, pois isso resguarda empregador e empregado no controle de horas extras, compensação de horas, banco de horas, faltas e atrasos. Além disso auxilia no controle e demonstração dos intervalos intrajornada e interjornada.
Uma das grandes vantagens do controle de ponto mesmo que a empresa não esteja obrigada, é que em discussões e processos trabalhistas a empresa pode evitar de ter que pagar multas pois pode comprovar as informações sobre a gestão da jornada de trabalho do empregado. Sem controle, esta comprovação acaba ficando bem mais difícil e a empresa pode vir a ser onerada por isso.
Todos os trabalhadores são obrigados a registrar o ponto?
A legislação prevê algumas flexibilizações quando ao controle e registro do ponto, de acordo com as características da função exercida pelo colaborador. Sendo assim, nas funções abaixo não é necessário o registro de ponto:
- Funções e cargos de confiança ou gerência;
- Funções cujas atividade sejam externas onde não é possível controlar horários;
- Funcionários atuando na modalidade de teletrabalho.
O que deve constar no registro do ponto?
Para que o registro do ponto tenha validade legal, é necessário que ele tenha algumas informações básicas e obrigatórios como:
- Marcação do horário de entrada e saída;
- Marcação dos horários de pausa para o almoço;
- Marcação das pausas feitas durante o trabalho.
É muito importante observar e seguir à risca estes itens pois eles comprovam se a sua empresa segue de fato o que diz a legislação trabalhista.
Agora que você já sabe os principais pontos que deve observar na gestão de ponto de sua empresa, vamos falar um pouco sobre a legislação que rege todas estas regras.
Em 2009 foi publicada a Portaria 1510 sobre o controle de ponto que passou a permitir o uso de tecnologia para tornar mais rígido e eficiente o controle de jornada. Esta portaria ficou conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico, e garantiu meios mais eficientes de controle e mais transparência para empregados e empregadores no que diz respeito à informações de controle de jornada.
O que é importante você saber sobre a Portaria 1510:
Regulamenta o uso do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP (até então, somente o uso de registros manuais ou cartográficos eram regulamentados);ficou proibido todo tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticas e alteração dos dados uma vez registrados;foi estabelecido que as empresas devem ter relógio interno com precisão mínima de um minuto por ano;as empresas devem, também, dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, de uso exclusivo do equipamento;devem ter uma porta fiscal (porta USB externa) para a captação dos dados fiscais;deverá ter memória de registro de ponto onde os dados serão armazenados e não poderão ser alterados ou apagados;ficou obrigada a emissão de comprovante de marcação a cada registro efetuado no REP;estabelece os requisitos para os programas que farão o tratamento dos dados oriundos do REP;estabelece os formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto que o empregador deverá manter e apresentar à fiscalização do trabalho.
Esta Portaria busca impedir restrições às marcações, que sejam feitas de forma automática ou alteradas sem justificativas. Assim, houve um aumento na confiança dos dados apresentados, comprovação mais efetiva da jornada de trabalho, maior disciplina dos empregados e mais transparência das informações para todos os envolvidos, inclusive para a fiscalização.
Dois anos mais tarde, em 2011, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 373 com o objetivo de modernizar e tornar ainda mais eficientes os controles de jornada. Com uso de tecnologia, permitiu-se utilizar softwares de gestão de ponto, que além de flexibilizar o registro do ponto, trouxe a opção de que este registro passasse também a ser permitido de forma remota.
Com este novo conceito, as empresas puderam passar a utilizar mecanismos mais modernos de registro e gestão de ponto. Vale ressaltar que estes mecanismos não devem em hipótese alguma permitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
Já para efeitos de fiscalização, estes mecanismos alternativos eletrônicos devem:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado;
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Como vimos até aqui, o controle de ponto deve seguir as regras da legislação vigente e pode ser feito de diversas formas.
Mas o mais importante é que independente do modelo a ser adotado, sua empresa deve sempre prezar pela transparência das informações e pela sensibilização de seus colaboradores no sentido do cumprimento das regras. Assim tanto empresa quando empregado estarão seguros de que as normas estão sendo cumpridas e que as verbas estão sendo pagas da forma adequada.
Uma gestão eficiente do ponto é positiva para todos e evita que a empresa seja questionada pela fiscalização ou pelo próprio empregado sobre as informações e controles adotados.
Garantir o funcionamento correto do ponto é uma tarefa da empresa e do colaborador, pois ambos são impactados por esta gestão.