O Fechamento de caixa é um procedimento de controle muito utilizado por empresas. Uma das grandes preocupações dos empresários é se este fechamento está sendo realizado corretamente, pois dele depende a saúde financeira do seu negócio.
O fechamento de caixa é a conferência de todas as entradas e saídas que ocorreram durante o período de trabalho de um operador, sejam elas em dinheiro, cheque ou cartões. Ao final do seu expediente as informações precisam coincidir com todos os lançamentos de vendas, sendo que estas podem ter sido registradas por meio de um sistema ou através de um controle manual do seu estoque.
Infelizmente é mais comum do que se imagina de que ocorram erros no fechamento do caixa, como descontos que não são registrados, vendas que deixaram de ser registradas, retiradas de quantias do caixa para realizar algum compra e/ou pagamento a algum fornecedor onde deixam de incluir a nota no caixa e também finalizações equivocadas na máquina de cartão para estabelecimentos que utilizam POS.
Independentemente do tamanho do seu negócio é necessário realizar diariamente uma conferência das suas vendas por meio do fechamento de caixa. Esta análise é fundamental para manter seu negócio funcionando. Se você não dispõe de recursos para contratar um sistema para lhe auxiliar neste processo, uma planilha pode ser a sua aliada mais eficiente.
É por meio desta conferência, que normalmente ocorre após o expediente, que se torna possível encontrar as divergências de valores a maior ou a menor que não foram registrados na movimentação financeira.
Destacamos alguns procedimentos importantes que vão ajudar na gestão do seu negócio, para que seu fechamento de caixa se torne organizado e efetivo.
Determine quem irá operar e realizar o fechamento de caixa.
É preciso treinar a pessoa que irá operar o caixa, deixando-o ciente de suas responsabilidades, pois é uma função que requer muito cuidado e atenção. Além disso é preciso estabelecer uma relação de confiança entre empregado e empregador.
Abertura de caixa
O saldo inicial que consta no sistema ou na sua planilha precisa estar condizente com o que possui na gaveta, que é a soma de valores em cédulas e moedas.
Toda informação é importante
Cada detalhe faz a diferença e você precisa ter isso muito claro, pois o que mais atrapalha a gestão financeira de uma empresa é um controle evasivo das movimentações.
Qualquer retirada de valor do caixa, seja para comprar uma água ou até mesmo para realizar o pagamento de uma manutenção no estabelecimento precisa ser anotada e registrada. A falta de alguma informação gera erros e falhas no fechamento que no final do mês podem gerar diferenças significativas.
Então atenção: o não registro de qualquer informação é capaz de ser prejudicial a médio e longo prazo e consequentemente faz com que o empresário não tenha um controle efetivo das suas finanças, o que prejudica e muito a sua gestão.
Organize seu fechamento
Ao final do seu expediente organize e separe toda a movimentação do seu turno.
- Dinheiro (cédulas e moedas);
- Cheques (à vista e pré-datado);
- Comprovantes de cartão (débito e crédito);
- Pagamentos diversos;
- Tickets.
Neste processo serão confrontadas todas as informações de entrada e saída de caixa, desta forma é muito mais fácil localizar diferenças e realizar o fechamento.
Esta é uma operação muito comum nas empresas, porém precisa ser realizada de forma correta, pois falhas neste procedimento podem trazer consequências para a empresa. Essa atividade gera tempo e atenção, então além de ter alguém fechando o caixa o ideal é ter também uma pessoa que faça a conferência de todo o processo. Cuidados no coração da empresa nunca é demais.
E se faltar dinheiro?
E se for constatado que houve falha na operação do caixa e que o saldo ao final do expediente ficou negativo o que fazer?
Para que o valor possa ser descontado do funcionário primeiramente deve haver algo que comprove o ato culposo por parte do empregado e segundo o contrato de trabalho firmado entre as partes deve ter informado a existência desta responsabilidade.
Referente a este assunto a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) prevê:
Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo. Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado. ”
Uma prática usual das empresas para amenizar estas situações é a utilização de verbas destinadas a cobrir estes riscos que são acrescentados ao salário dos funcionários com a denominação de “quebra de caixa” ou “gratificação de caixa”. Este valor é adicionado a pessoas que exercem funções que envolvam o manuseio de dinheiro. Este adicional é fixado por meio de um documento coletivo entre sindicato e empresa.
Então se a sua empresa estiver com todos estes requisitos em ordem, pode sim, descontar o valor no pagamento do final do mês. Apenas cuidado, pois se a quantia for superior a 30% do valor que o funcionário tem a receber, a dívida deve ser parcelada, pois não se pode prejudicar a vida financeira do funcionário, já que se entende de que ele necessita deste pagamento para sua sobrevivência.
Se sua empresa ainda não conta com um método de conferência de fechamento de caixa elaboramos uma planilha que está disponível para você.
Basta acessar o link e fazer o download. É grátis, aproveite!